Bestyrelsesmøde 07/08-24

Trailstars Falster – Referat fra møde den 7. august 2024 – hos Anette

REFERAT (skrevet af):Kristian Hovmark

Afbud fra: Arlandas og Liv.

• Sporudvalget (Thor og Morten):
  • Bangsebro, spordag 10. august (Kontaktperson: Jens)
  • Spordag planlagt. Arbejdet er primært udbedring af de områder der har stået under vand, og derfor er det meget nyt toplag der er brug for. Et læs er ca. kr. 10.000

• Systofte, spordag 17. august (Kontaktperson: Thor)
• Spordag er den kommende lørdag. Der er planlagt stort arbejde med ”trailhead” og at få hævet sporet på diget så man igen kan komme mellem de forskellige områder. Herudover fjernelse af døde træer og væltede træer. Det er vigtigt med opslag hvor sponsorere nævnes og takkes efter færdiggørelsen.

• Hamborgskoven (Kontaktperson: Per)

Status er at sporet er ok.

• Åhaven (Kontaktperson: Alex)

Status ok, men nye spor er ikke færdige endnu.

• Nyt om den nye græsklipper?

Der arbejdes fortsat på at få mekanikeren til at melde noget troværdigt tilbage. Der har selvfølgelig været ferie, men det har været alt for langsommeligt. Morten har aftale om tilbagemelding mandag i den kommende uge. Er det ikke positivt må vi tage en ny stillig til situationen.

• Drøftelse af arbejdet med vedligehold ift. antal brugere på sporene

Antallet af spor og det store vedligeholdelsesarbejde drøftes. Der er enighed om at afvente næste sæson i forhold til overvejelser omkring antallet af spor er for stort. Der er lidt usikkerhed på om tællerne på sporene er valide idet der har været forstyrrelser af tællerne fra grene som giver enorme udsving.  Spor data indsat nederst i referatet.

    Ungdom

Der arbejdes på at afdække mulighed for holdtrøje til ungdom. Når der er noget mere endeligt, sender Kristian oplæg rundt i bestyrelsens. Evt. fil med grafik til logo kan sikkert hentes hos Jesper Aarslev eller Arlandas.

    Udvikling, træning & kursus

• Intet drøftet
• Løb
• Intet drøftet
• Social Ride (Liv og Michael)
• Intet drøftet

Festudvalget (Liv)

• • 10 års jubilæum i 2024 skal fejres den 23. august i Grusgraven

Liv har givet status til Michael inden mødet. Der er p.t. 27 tilmeldinger.

Liv har spurgt om en fra bestyrelsen vil købe kød ind. Kristian sørger for noget forskelligt kød til grill selv buffet.

Thor står for rundvisning på den røde del af sporet på dagen.

Anette, August eller Kristian kan vise rundt på den blå sløjfe.

• Økonomi og administration (Anette + Liv)
  • Status?

Annette gennemgår resultatopgørelse og har indsat tidligere år for at give et godt grundlag for at arbejde med et budget for 2025. Et lavere antal medlemmer end tidligere giver anledning til at være opmærksom på udgiftsniveauet på alle punkter, og derfor er det målet at få lagt et godt og solidt budget for 2025 hvor fx forventelige udgifter til sporvedligeholdelse, forplejning i forskellige sammenhænge mv. er adresseret. Der er p.t. større udgifter i 2024 end indtægter.

Tilknytning af bogføringshjælp fra Økonomihus drøftes. Annette mener ikke det er nødvendigt med hendes kompetencer som revisor. Michael kontakter Carsten Lund og afslutter samarbejdet, som ellers har været fint.

   Oversigt over medlemmer der ikke har betalt og som bør kontaktes igen

Ikke gennemgået.

• Fremtidige tilskud fra kommunen

Emnet drøftet. Det er nok snart tid til at tage emnet op igen.

• Trailstars deltagelse i diverse, fx DGI møder, Foreningernes dag m.v.
  • Vi holder løbende øje med møder m.v. og deltager ift., hvad der er relevant.

• Diverse:

Holdsport drøftes. Det aftales at vi primært bruger holdsport i stedet for Facebook fremadrettet, da der er en fornemmelse af at ikke alle får opslagene. Anette opretter hold i Holdsport.

Michael undersøger nærmere omkring deltagelse i ”Foreningernes dag” d. 31/8.

Krho og Michael kan deltage på Torvet i Nykøbing.

• Næste møde og eventuelt

18-09-2024 kl. 19.00 hos Liv – Hvis dette ikke dur for Liv, må vi lige aftale nærmere når mødet nærmer sig.