Bestyrelsesmøde 15/09-25

Trailstars Falster – Referat fra møde d. 15 september 2025 kl. 19.00 – hos Hanne

REFERAT (skrevet af Kristian):

Afbud: Arlandas

• Sporudvalget (Morten):

Morten orienterer om planer for sporarbejdet. Der vil være justeringer i hvor spordagene lægges da de afpasses efter hvor der er mest behov.

Arlandas tegning af Systofte gennemgås. Tegningen viser sporet rigtig fint. Der er kun en enkelt justering omkring placering af tekst for ”Start Bjørup” der skal flyttes op til trailhead. Morten tager kortet med til sporudvalget torsdag.

Sportallene fra sensorerne, vi er lidt usikre på om virker korrekt, viser et ugentligt besøgstal på sporene på 40 i Systofte, 25 i hamborgskoven, 40 i Bangsebro.

• Bangsebro, (Kontaktperson: Jens)

Der køres inde på noget af sporet med maskiner for at fjerne træer.

Der er spæret en del af i den forbindelse.

• Systofte, (Kontaktperson: Thor)

Spordag om 14 dage planlægges på torsdag

De nye ting skal gøres færdige med bl.a. toplag.

• Hamborgskoven (Kontaktperson: Per)

Spordagen om 14 dage flyttes til Systofte.

• Åhaven (Kontaktperson: Alex)

Intet nyt. Der har desværre været forsøgt smadret glas igen.

• Bedste-Holdet
  • Det går fint. Der er ca. 12-15 pr. gang.

• Ungdom
  • Ny ungdomstræner skal findes, da Thor ønsker at stoppe efter denne sæson
  • Forskellige løsninger drøftes og der følges op på muligheder i den kommende periode.
  • Der kan måske opfordres til fælles træning om onsdagen, hvor de store børn kan cykle med.

Kristian snakker med Thor om hjælpetræner

• Tirsdags (Jan)- /torsdagskørsel – (Birgitte)
  • Der er lidt vigende deltagertal omkring 10 om tirsdagen.
  • Torsdagsholdet er der meget varierende deltagerantal.
• Løb
  • Michael har talt med Per og der er umiddelbart plan om et løb i vintercup.

• Social Ride og festudvalg
• • Fredag i grusgraven er veloverstået, og der var et fint deltagerantal.
  • Der er ved at være et nogenlunde program for arrangementer.

• Økonomi og administration
• • Status? Økonomi og antal medlemmer

Anette har fremsendt budgetopfølgning.

Vi holder budgettet, og med tilskud fra kommunen ser det ud til, at året kommer til at balancere.

Der er 112 voksne medlemmer og 36 børn.

• Fremtidige tilskud fra kommunen

For udbetaling af aktivitetstilskud for unge under 25 år skal bestyrelsen underskrive erklæring om afholdte udgifter.

• Status på ansøgninger

Nordea-fondens pulje ”vores egn” arbejdes der på at søge.

Der var infomøde d. 10-09 på Rådhuset. Der kom nok ikke så mange nye oplysninger ud over at vi skal have navne og kontaktoplysninger på dem vi tænker at lave noget sammen med. Det er vigtigt det er sammen med nogen for at komme i betragtning.  Fx hvis det er børnehaverne i Bangsebro og DGI-børnehaven i Kraghave, så skal vi have talt med dem og have kontaktinformationer med i ansøgningen. Det vil også være en god ide at have en tilkendegivelse fra Lodsejer om at vi må etablere projektet. Der kan indhentes en forhåndstilkendegivelse hos fonden på ca. en uge. Der skal benyttes skabeloner til fx budget, og der skal søges med MitID.

Danny Sørensen har oplyst han kommer med tilbud ca. d. 22 i denne måned.

Der er god tid til at få gennemført projektet som umiddelbart først skal være gennemført ved udgangen af 2028.

Der er udbetaling af 90% ved projektstart, og 10% ved aflæggelse af regnskab.

Der kan indarbejdes risikobeløb i budgetlægningen, så vi ikke står og mangler penge fordi ting er steget i projektperioden. Det er umiddelbart hele beløbet man søger om man får. Altså vil der ikke blive givet fx 50 % og så skal man selv finansiere resten.

Puljen har frist 7. november 2025 kl. 23:55

Og vi vil få svar i slutningen af december 2025.

Når vi får tilbud fra Danny kan vi begynde at skrive.

Tilbud fra Danny indeholder primært opretning og vedligeholdelse af teknikbanen, og han har fået en opfordring til at tænke nyt men ikke vanskeligere på primær sporet – så gerne en valgmulighed der er lidt vanskeligere.

Interessenter i projektet drøftes. Det kan fx også være grundejerforeningen i Krahave.

Michael laver en kort ansøgningstekst så de 2 børnehaver kan sige ja til at være interessenter.

Hanne tager fat i en af børnehaverne.

Michael taler med Bennedicte som er sekretær for grundejerforeningen.

Anette tilknytter Kristian til MITid til ansøgning

Efterskrift: Jeg har vedhæftet en ”manual” til ansøgningen hvor alle felter man skal/kan udfylde kan ses. Desuden skal budgetskabelonen anvendes. Det er ret omfattende og felter og ansøgningstekst skal afpasses, så det passer sammen. Måske vi er nødt til at sidde sammen og udfærdige materialet?  På linket herunder kan det også findes.

Vores egn | Nordea-fonden

• Trailstars deltagelse i diverse, fx DGI møder, Foreningernes dag m.v.
  • Vi holder løbende øje med møder m.v. og deltager ift., hvad der er relevant.

• Byggeprojektet Værksted i Systofte.
  • Michael har deltaget i et onlinemøde projektet med Realdania
  • Der er et møde d. 23. september. Michael og Morten mødes med Frederik Cordsen, og Realdania.
  • Hvis vi vil have strøm og vand skal vi selv betale.

• Diverse:

Vi skal tale om sponsorater på fx skilte ved indgangen til Systoftesporet. Sponsorat på skilte ved start på systoftesporet. Skiltestørrelse ca. som A3 og en  pris på kr. 1500 pr år.

En ”portal” med nye reklamer er med i planerne i sporudvalget.

• Næste møde

29/10 kl. 19.00 hos Michael

Huskepunkter til generalforsamling

• Punkt til generalforsamling:

Ændring af vedtægter omkring betaling.